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워드 PDF 변환 시 북마크 사라짐 해결법: 헤더 스타일·개요수준·옵션 점검으로 100% 복구하는 가이드

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이 글의 목적은 Microsoft Word에서 PDF로 내보낼 때 목차나 제목 북마크가 누락되는 문제를 체계적으로 진단하고, 버전별 설정과 문서 구조 정비, 자동화 스크립트까지 포함한 실무 해결책을 제공하는 것이다.

문제 개요: 왜 PDF에서 북마크가 사라지는가

Word의 PDF 북마크는 문서의 개요 수준 과 제목 스타일 을 기반으로 자동 생성된다. 제목 서식이 단순 굵게·크게만 적용되어 있거나, 사용자 지정 스타일이지만 개요 수준이 ‘본문 텍스트’로 되어 있으면 북마크가 생성되지 않는다. 또한 PDF 저장 옵션에서 ‘제목(Headings) 사용’이 꺼져 있거나, Adobe PDFMaker를 사용할 때 태그 생성 옵션이 비활성화되어 있어도 누락된다. 변경 내용 추적, 숨김 텍스트, 머리글·바닥글 내의 제목, 도형 내부 텍스트 등도 특수 케이스를 만든다.

주의 : 북마크는 글자 모양이 아니라 구조 정보에 의해 생성된다. 굵게·크게만 적용한 제목은 북마크로 인식되지 않는다.

즉시 점검 체크리스트(3분 완결)

항목 체크 방법 결과·조치
제목 스타일 사용 여부 해당 제목을 클릭 → 홈 > 스타일 패널에서 제목1·제목2… 적용 여부 확인 제목 스타일 미사용이면 올바른 제목 레벨로 변경한다.
개요 수준(Outline level) 제목을 선택 → 홈 > 단락 대화상자(⌘/Ctrl+Alt+Shift+S 또는 단락 화살표) → 개요 수준 확인 본문 텍스트가 아니어야 한다. 수준 1~9 로 지정한다.
PDF 저장 옵션 파일 > 다른 이름으로 저장 > 도구/옵션 또는 내보내기 > PDF/XPS 의 옵션 제목을 책갈피로 또는 책갈피 만들기: 제목 을 선택한다.
TOC 필드 갱신 문서 내 목차 클릭 → 필드 업데이트 → 전체 스타일 매핑이 어긋난 경우 함께 교정된다.
추적/숨김/레이어 요소 검토 > 변경 내용 추적 끄기 , 표시: 최종본 , 파일 > 옵션 > 표시 에서 숨김 텍스트 확인 반영 후 저장한다. 필요 시 모두 수락 처리한다.

북마크 생성 원리 정확히 이해하기

  • 기본 원리: Word는 제목 스타일(제목1~제목9) 또는 개요 수준 1~9로 지정된 단락을 PDF 북마크 노드로 변환한다.
  • 대상 제외: 텍스트 상자, 도형 내부 텍스트, 머리글·바닥글의 제목, 표 셀 내부에서 개요 수준이 본문인 경우 등은 기본값으로 북마크 대상이 아니다.
  • 대체 경로: 목차(TOC) 항목을 북마크로 쓰려면 PDF 옵션에서 ‘표의 목차 항목’이 아닌 ‘제목 사용’을 선택해야 한다. 일부 워크플로에서는 TOC 링크만 생성되고 북마크 트리가 비어 있을 수 있다.

Windows(Office 2016~Microsoft 365) 정확한 절차

  1. 제목 구조 정비: 문서 전역에서 제목1~제목3을 우선 배치하고 필요 시 제목4~제목9까지 확장한다.
  2. 개요 수준 확인: 사용자 지정 스타일을 쓴 경우 스타일 수정 > 서식 > 단락 > 개요 수준 을 올바르게 지정한다.
  3. PDF 저장:
    • 파일 > 내보내기 > PDF/XPS 만들기 클릭
    • 옵션 버튼 → 책갈피 만들기 에서 제목 선택
    • 문서 구조 태그 만들기(접근성) 체크 상태 유지
  4. 대체 경로(Adobe Acrobat PDFMaker 사용 시):
    • Acrobat 탭 → PDF 만들기 → 옵션
    • 문서 구조 태그 포함 , 책갈피 만들기: Word 스타일 활성화

Mac(Office 2019~Microsoft 365) 정확한 절차

  1. 제목 스타일과 개요 수준을 동일하게 정비한다.
  2. 파일 > 다른 이름으로 저장 또는 파일 > PDF로 저장 선택
  3. 최적화 또는 옵션 에서 책갈피 만들기: 제목 을 선택한다.
  4. Mac의 인쇄 기반 PDF는 북마크가 누락되기 쉽다. 반드시 파일 > PDF로 저장 경로를 사용한다.
주의 : Mac에서 파일 > 인쇄 > PDF로 저장 은 구조 태그와 북마크가 손실되는 대표 원인이다. 내보내기 기반 저장을 사용해야 한다.

스타일·개요수준 일괄 교정 방법

사내 템플릿이나 외부 문서에서 가져온 스타일은 ‘본문 텍스트’로 고정된 경우가 많다. 아래 절차로 대량 교정한다.

  1. 스타일 검사 홈 > 스타일 창 에서 사용된 스타일 목록을 표시한다.
  2. 스타일 수정 : 각 스타일의 서식 > 단락 에서 개요 수준 을 적절히 지정한다.
  3. 직접 서식 제거 Ctrl+스페이스 로 글자 모양 직접 서식을 초기화하고 스타일을 재적용한다.

헤더·표·도형 내부 제목을 북마크로 승격하는 전략

  • 머리글 내 단락은 기본적으로 북마크 대상이 아니다. 본문에 동일 문구의 참조 단락을 만들어 하이퍼링크로 연결하거나, 개요 수준을 가진 본문 앵커 단락을 숨김 처리하여 북마크 노드로 쓴다.
  • 표 셀 내부 제목이 필요하면 셀 앞에 0pt 높이의 앵커 단락을 배치하고 제목2 등으로 지정한다.
  • 도형 텍스트는 북마크로 변환되지 않는다. 도형 앞뒤에 제목 단락을 배치한다.

변환 옵션의 상호작용: 접근성 태그와 북마크

문서 구조 태그 는 PDF 내에서 Heading 구조(H1~H6 등)를 형성한다. 다수의 뷰어에서 북마크 트리 생성과 탐색 기능은 이 태그와 연동된다. 성능 최적화를 이유로 태그를 제거하면 북마크가 비거나 링크만 남을 수 있다. 최적화 도구로 용량을 줄일 때에도 태그 제거 옵션을 끄는 것이 안전하다.

대형 문서에서의 특수 원인

  • 변경 내용 추적 이 켜진 상태로 저장하면 제목 경계가 불안정해질 수 있다. 저장 전 모두 수락 또는 복사본에 수락 후 내보내기를 권장한다.
  • 섹션 구분 이 많을 때 첫 단락이 연속된 제목으로 시작하면 일부 북마크가 병합될 수 있다. 섹션 첫 단락 앞에 빈 본문 단락을 두어 경계를 명확히 한다.
  • 필드코드 (예: { STYLEREF })가 제목과 혼용되면 북마크 텍스트가 빈 문자열이 될 수 있다. 필드 결과를 고정하거나 제목 텍스트를 직접 입력한다.

실무 절차서: 버전별 설정 경로 요약

환경 경로 필수 옵션
Windows 내보내기 파일 > 내보내기 > PDF/XPS > 옵션 책갈피 만들기: 제목 , 문서 구조 태그: 켬
Windows 다른 이름으로 저장 파일 > 다른 이름으로 저장 > 파일형식: PDF > 옵션 책갈피 만들기: 제목
Mac 저장 파일 > PDF로 저장 또는 다른 이름으로 저장 > 옵션/최적화 책갈피 만들기: 제목
Adobe PDFMaker Acrobat 탭 > PDF 만들기 > 옵션 문서 구조 태그 포함, 책갈피 만들기: Word 스타일

자동화: 제목 스타일·개요수준 일괄 보정 VBA

외부에서 받은 문서의 제목이 직접 서식으로만 표시되는 경우, 아래 매크로로 ‘굵게+큰 글자’를 제목 스타일로 치환할 수 있다. 임계값은 상황에 맞게 조정한다. 

  
' 제목 후보 단락을 찾아 제목2로 지정 Sub PromoteBoldLargeToHeading2() Dim p As Paragraph For Each p In ActiveDocument.Paragraphs With p.Range If .Font.Bold = True And .Font.Size >= 14 Then .Style = ActiveDocument.Styles("제목 2") End If End With Next p End Sub
' 사용자 지정 스타일의 개요 수준을 강제 설정
Sub ForceOutlineLevels()
Dim st As Style
For Each st In ActiveDocument.Styles
If st.Type = wdStyleTypeParagraph Then
If InStr(1, st.NameLocal, "제목") > 0 Then
st.ParagraphFormat.OutlineLevel = wdOutlineLevelBodyText + 1 ' 최소 수준 1
End If
End If
Next st
End Sub
주의 : 매크로 실행 전 반드시 백업본을 생성한다. 스타일 이름은 한/영 환경에 따라 다르므로 지역화된 스타일 이름을 확인하여 수정한다.

배치 변환: 폴더 내 Word→PDF 일괄 저장 시 북마크 유지

여러 파일을 자동 변환할 때도 옵션을 강제해야 한다. 아래 예시는 Word 자동화로 폴더 내 문서를 PDF로 저장하며 ‘제목을 책갈피로’를 적용한다. 

  
' 폴더 내 모든 DOCX를 PDF로 저장(책갈피: 제목) Sub BatchExportPdfWithBookmarks() Dim fso As Object, fld As Object, f As Object, doc As Document Dim inPath As String, outPath As String, pdfPath As String inPath = "C:\Docs" outPath = "C:\PDF" Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set fld = fso.GetFolder(inPath) If Not fso.FolderExists(outPath) Then fso.CreateFolder outPath For Each f In fld.Files If LCase(fso.GetExtensionName(f.Path)) = "docx" Then Set doc = Documents.Open(f.Path, ReadOnly:=True, Visible:=False) pdfPath = outPath & "\" & fso.GetBaseName(f.Path) & ".pdf" doc.ExportAsFixedFormat _ OutputFileName:=pdfPath, _ ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _ OpenAfterExport:=False, _ OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint, _ CreateBookmarks:=wdExportCreateHeadingBookmarks, _ DocStructureTags:=True doc.Close SaveChanges:=False End If Next f End Sub

검증 루틴: 변환 후 품질 확인 포인트

  1. 표시기: PDF 뷰어의 책갈피 패널에서 루트 노드 수가 제목1 개수와 일치하는지 확인한다.
  2. 깊이: 제목 레벨별 들여쓰기가 의도와 동일한지 확인한다.
  3. 링크: 각 북마크 클릭 시 정확한 페이지·단락으로 이동하는지 확인한다.
  4. 접근성: 태그 패널(H1~Hn)이 존재하는지 확인한다.

자주 발생하는 함정과 해결

  • 제목 앞 페이지 구분 이 수동 줄바꿈으로 삽입된 경우: 줄바꿈을 페이지 나누기로 교체한다.
  • 필드 결과가 빈 제목 : STYLEREF 등 필드가 비어 있으면 북마크 이름이 공백이 된다. 필드 업데이트 후 결과 고정한다.
  • 다국어 혼용 : 영문 템플릿의 Heading 1~3과 한글 ‘제목1~3’이 혼재하면 레벨 혼선이 생긴다. 한쪽으로 통일한다.
  • PDF/A 저장 : 일부 워크플로에서 최적화 과정이 태그를 제거한다. PDF/A-1보다 PDF/A-2, -3이 구조 보존에 유리한 경우가 많다. 조직 표준을 우선한다.

진단 절차 요약(포스터용)

  1. 제목1~제목3로 구조화한다.
  2. 개요 수준 1~3을 확인한다.
  3. PDF 옵션: 책갈피=제목, 구조 태그=켬.
  4. 추적·숨김·머리글·도형 내부 제목을 본문 앵커로 환원한다.
  5. 대량 처리 시 ExportAsFixedFormat에서 CreateBookmarks=Heading으로 강제한다.

FAQ

목차(TOC)만 있고 제목 스타일이 없는데 북마크를 만들 수 있나?

가능하다. 그러나 권장하지 않는다. 목차는 링크만 제공하므로 북마크 트리가 안정적으로 생성되지 않는다. 제목 스타일을 적용하고 PDF 옵션에서 ‘제목 사용’을 선택하는 것이 표준 해법이다.

도형이나 텍스트 상자에 있는 제목을 북마크로 만들 수 있나?

기본적으로 불가능하다. 도형 앞에 빈 본문 단락을 추가하고 해당 단락에 제목 스타일과 개요 수준을 부여하여 앵커로 사용한다.

Adobe Acrobat으로 저장하면 북마크가 다르게 보이는 이유는?

PDFMaker는 Word 스타일 매핑 규칙과 태그 옵션이 별도로 존재한다. Word 내보내기와 결과가 다를 수 있다. PDFMaker 옵션에서 ‘문서 구조 태그’와 ‘Word 스타일로 책갈피 만들기’를 활성화한다.

섹션이 많은 서식 문서에서 일부 북마크가 합쳐진다. 해결 방법은?

섹션 첫 단락이 제목일 때 병합이 발생할 수 있다. 섹션 시작 위치에 빈 본문 단락을 두고 페이지 나누기를 명시한다.

변경 내용 추적을 끄지 않고도 북마크를 만들 수 있나?
변경 내용 추적을 끄지 않고도 북마크를 만들 수 있나?

가능하지만 불안정하다. 최종본으로 전환하고 모두 수락 후 내보내는 것이 재현성과 일관성을 보장한다.