이 글의 목적은 Microsoft Word에서 글머리기호와 번호 매기기 서식이 꼬이거나 초기화되는 문제를 체계적으로 진단하고, 스타일 기반 멀티레벨 번호 체계를 표준화하여 재발 없이 복구하는 실무 절차를 제공하는 것이다.
문제 증상 정의와 위험도 판단
번호 매기기 오류는 대개 목록 템플릿 손상, 스타일-목록 연결 해제, 문서·템플릿 캐시 손상, 복사·붙여넣기 혼합 서식 유입 등으로 발생한다. 주요 증상은 다음과 같다.
- 1 수준 번호가 1.1, 1.1.1 등으로 갑자기 변환되거나 들여쓰기가 뒤틀리는 현상이다.
- 문단 스타일을 바꾸지 않았는데 번호 형식과 글머리기호 모양이 임의로 바뀌는 현상이다.
- 새 문단에서 번호가 자동으로 이어지지 않거나 임의로 다시 1로 초기화되는 현상이다.
- 제목 스타일과 목차가 사용하는 번호 체계가 서로 어긋나는 현상이다.
주의 :
번호 매기기 오류는 문서 품질과 목차·교차참조 신뢰도를 동시에 낮추며, 다중 사용자 환경에서 수정 충돌과 추적 변경 기록 폭증을 유발한다.
근본 원인 맵
| 증상 | 가능 원인 | 핵심 레버리지 |
|---|---|---|
| 번호 레벨 뒤섞임 | 멀티레벨 목록 템플릿 손상 | 새 목록 템플릿 정의 후 스타일에 연결한다 |
| 번호가 임의로 초기화 | 단락에 직접 서식이 섞임 | 직접 서식 제거 후 스타일 재적용한다 |
| 헤딩 번호와 본문 목록 충돌 | 같은 템플릿을 공유함 | 헤딩용·본문용 템플릿을 분리한다 |
| 파일 열 때마다 들여쓰기 변형 | 템플릿·캐시 파일 손상 | Normal.dotm 및 목록 갤러리 캐시 초기화한다 |
| 붙여넣기 후 혼선 | HTML 또는 다른 문서의 목록 코드 혼입 | 서식 있는 붙여넣기 차단·병합 서식 사용한다 |
복구 전략 개요
- 직접 서식을 제거하고 스타일 통제권을 회수한다.
- 새 멀티레벨 목록 템플릿을 정의하고 각 레벨을 표준 스타일에 연결한다.
- 헤딩 계열과 본문 목록 계열을 분리한다.
- 기존 손상 목록을 안전하게 교체한다.
- 템플릿·캐시를 초기화하고 재발 방지 정책을 적용한다.
1단계. 직접 서식 제거와 진단
- 문서를 모두 선택한다(Ctrl+A) 한다.
-
직접 서식을 초기화한다.
- 홈 > 지우개 아이콘 > 모든 서식 지우기 보다는 스타일 손실 위험이 있으므로 선택적 접근을 권장한다.
- 단락을 선택하고 Ctrl+Q로 단락 직접 서식을 초기화한다.
- 문자 서식이 섞였으면 Ctrl+스페이스바로 문자 직접 서식을 초기화한다.
- 손상된 목록을 오른쪽 클릭하고 목록 수준 설정 메뉴가 비정상적이면 새 템플릿 정의가 필요하다.
주의 :
추적 기능이 켜진 상태에서 대량 서식 초기화 시 변경 이력이 폭증한다. 검토 > 변경 내용 추적을 잠시 꺼서 처리하고, 완료 후 다시 켠다.
2단계. 표준 멀티레벨 목록 템플릿 정의
헤딩 번호와 본문 목록을 분리하여 두 개의 템플릿을 만든다. 먼저 헤딩용 템플릿을 정의한다.
- 홈 > 다단계 목록 > 새 다단계 목록 정의를 연다.
- 오른쪽 아래 옵션에서 모든 수준에 대해 설정 을 선택한다.
-
레벨 1부터 9까지 다음을 반복한다.
- 이 수준에 번호 매기기 에서 형식을 정한다(예: 1, 1.1, 1.1.1 등) 한다.
- 이 수준에 연결된 스타일 을 해당 헤딩 스타일(제목 1~제목 9)로 지정한다.
- 번호 뒤에 오는 문자 를 탭 문자로 지정하고 탭 정지 위치를 6.5mm~8mm 범위로 통일한다.
- 들여쓰기 에서 왼쪽과 첫 줄 들여쓰기를 수치로 지정한다(예: 왼쪽 0mm, 첫 줄 걸치기 0mm 또는 0.5자) 한다.
- 레벨 2 이상은 이전 수준 번호 포함 을 체크하여 상위 번호를 포함한다.
- 번호 형식 양식에서 마침표 또는 괄호 등 문장 부호를 통일한다.
- 템플릿 이름을 HeadingOutline_Std 로 저장한다.
다음으로 본문 목록용 템플릿을 정의한다.
- 다단계 목록 > 새 다단계 목록 정의를 다시 연다.
- 레벨 1은 글머리기호 또는 1) 형식을 정하고 본문 목록 1 같은 사용자 정의 스타일을 만들거나 기존 목록 단락 스타일에 연결한다.
- 레벨 2~3은 하위 기호 또는 소문자, 로마자 등으로 지정한다.
- 템플릿 이름을 BodyList_Std 로 저장한다.
주의 :
헤딩 템플릿과 본문 템플릿을 절대 공유하지 않는다. 공유 시 목차와 교차참조가 예기치 않게 변형된다.
3단계. 기존 문서에 안전 적용
- 제목 1~제목 3 등 헤딩 단락을 모두 선택한다.
- 홈 > 다단계 목록 > 정의한 HeadingOutline_Std 를 클릭한다.
- 본문 목록 단락을 선택하고 BodyList_Std 를 적용한다.
- 번호 연속이 끊긴 단락은 단락을 클릭하고 오른쪽 클릭 > 번호 다시 시작 또는 이전 목록에서 계속을 선택한다.
4단계. SEQ·ListNum 필드 혼입 정리
다른 문서에서 가져온 텍스트에 SEQ 필드나 ListNum 필드가 섞여 있으면 번호가 이중으로 매겨지거나 재시작이 무작위로 일어난다. 아래 절차로 정리한다.
- Alt+F9로 필드 코드 표시를 켠다.
-
{SEQ ...}또는{ListNum ...}필드를 확인한다. - 해당 필드는 선택 삭제하고 템플릿 기반 목록으로 다시 적용한다.
- 다시 Alt+F9로 필드 코드를 숨긴다.
5단계. 스타일 보호와 사용자 교육
- 스타일 창에서 변경 방지 를 설정하여 임의 편집을 제한한다.
- 붙여넣기 기본 옵션을 텍스트만 유지 또는 대상 서식에 맞게 병합 으로 바꾼다.
- 템플릿 문서(.dotm)로 표준 서식을 배포하고 새 문서의 기본값으로 설정 을 적용한다.
템플릿·캐시 초기화 절차
문서 외부의 손상 가능성을 제거한다.
- Word를 종료한다.
- 사용자 템플릿 폴더에서 Normal.dotm 을 다른 이름으로 변경한다. Word 재시작 시 새로 생성된다.
- 목록 갤러리 캐시가 보이는 환경이라면 사용자 프로필의 목록 갤러리 캐시 파일을 삭제 또는 변경한다.
- Word를 다시 시작하고 표준 템플릿을 적용한다.
주의 :
Normal.dotm을 재생성하면 사용자 매크로와 사용자 정의 스타일이 함께 초기화된다. 필요한 경우 백업 후 필요한 요소만 가져오기를 수행한다.
번호 들여쓰기·탭 정지의 기준값
번호 뒤 공백과 들여쓰기를 수치로 표준화해야 재현성이 보장된다.
| 레벨 | 번호 형식 예 | 왼쪽 들여쓰기 | 첫 줄 들여쓰기 | 번호 뒤 처리 | 탭 정지 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1. | 0 mm | 0 mm | 탭 문자 | 8 mm |
| 2 | 1.1. | 8 mm | 0 mm | 탭 문자 | 16 mm |
| 3 | 1.1.1. | 16 mm | 0 mm | 탭 문자 | 24 mm |
추적 기능·공동 편집 시 유의점
- 변경 내용 추적 활성 상태에서 번호 템플릿을 바꾸면 각 단락이 개별 변경으로 기록된다. 합본 전 서식 확정이 필요하다.
- 공동 편집 중 버전 충돌이 잦다면 헤딩과 목록 수준 변경을 한 명이 전담하고 이후 콘텐츠만 채우는 절차를 도입한다.
교차참조·목차 안정화
- 교차참조는 번호가 매겨진 항목 또는 제목 을 대상으로만 생성한다.
- 번호 체계를 재정의한 후 F9로 모든 필드를 업데이트한다.
- 목차는 제목 스타일 기반으로 생성하고 사용자 지정 탭·리더 점을 표준화한다.
고급: VBA로 빠른 재연결
대규모 문서에서 헤딩 1~3을 새 템플릿에 재연결하는 자동화 예시이다.
Sub RebindHeadingNumbering() Dim lt As ListTemplate Set lt = ListGalleries(wdOutlineNumberGallery).ListTemplates.Add(True) Dim i As Integer ' 레벨 정의 예시: 필요시 서식 값 조정 For i = 1 To 3 With lt.ListLevels(i) .NumberFormat = "%1." If i = 2 Then .NumberFormat = "%1.%2." If i = 3 Then .NumberFormat = "%1.%2.%3." .TrailingCharacter = wdTrailingTab .NumberStyle = wdListNumberStyleArabic .NumberPosition = CentimetersToPoints(0) .TextPosition = CentimetersToPoints(0.8) .TabPosition = CentimetersToPoints(0.8) .ResetOnHigher = i - 1 .LinkedStyle = "제목 " & i End With Next i ' 스타일에 목록 적용 ActiveDocument.Styles("제목 1").LinkToListTemplate ListTemplate:=lt, ListLevelNumber:=1 ActiveDocument.Styles("제목 2").LinkToListTemplate ListTemplate:=lt, ListLevelNumber:=2 ActiveDocument.Styles("제목 3").LinkToListTemplate ListTemplate:=lt, ListLevelNumber:=3 End Sub
주의 :
다국어 환경에서는 스타일 이름이 지역화된다. 영문 UI에서는 "Heading 1" 등으로 치환한다.
고급: 손상 목록 일괄 정리 매크로
Sub ReplaceDirectNumberingWithStyle() Dim p As Paragraph For Each p In ActiveDocument.Paragraphs If p.Range.ListFormat.ListType <> wdListNoNumbering Then ' 직접 서식 제거 p.Range.ListFormat.RemoveNumbers NumberType:=wdNumberParagraph ' 본문 목록 스타일 적용 p.Range.Style = "본문 목록 1" ' 표준 목록 템플릿 적용 p.Range.ListFormat.ApplyListTemplateWithLevel _ ListTemplate:=ListGalleries(wdNumberGallery).ListTemplates(1), _ ContinuePreviousList:=False, ApplyTo:=wdListApplyToSelection, _ DefaultListBehavior:=wdWord10ListBehavior End If Next p End Sub
버전별 경로와 초기화 체크리스트
| 항목 | Windows | macOS |
|---|---|---|
| 사용자 템플릿 폴더 | %APPDATA%\Microsoft\Templates | ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates |
| Normal.dotm 백업 | 파일 이름 변경 후 Word 재시작 | 파일 이름 변경 후 Word 재시작 |
| Office 복구 | 프로그램 및 기능 > 변경 > 온라인 복구 | 앱 재설치 또는 기본 설정 재설정 |
| 붙여넣기 기본 옵션 | 파일 > 옵션 > 고급 > 잘라내기, 복사 및 붙여넣기 | Word > 환경설정 > 편집 |
실무 운영 규칙
- 문서 기획 단계에서 헤딩 수준과 번호 형식을 표준으로 확정한다.
- 템플릿에 두 가지 목록 템플릿을 포함한다(HeadingOutline_Std, BodyList_Std) 한다.
- 붙여넣기는 텍스트만 유지를 기본으로 한다.
- 외부 원고 수합 전 통합 담당자가 목록 정규화를 실시한다.
- 릴리스 전 필드 업데이트와 번호 연속성을 전수 점검한다.
문제 해결 플로우
- 증상 캡처 및 영향 범위 파악한다.
- 직접 서식 초기화(Ctrl+Q, Ctrl+스페이스) 한다.
- 새 멀티레벨 목록 템플릿 정의 및 스타일 연결한다.
- 손상 목록을 교체하고 번호 연속성 복원한다.
- 필드 업데이트 및 목차 재생성한다.
- Normal.dotm 초기화 여부 판단한다.
- 재발 방지 옵션과 교육 적용한다.
자주 겪는 실수와 방지 팁
- 목록 수준을 수동 들여쓰기로 맞추는 실수이다. 반드시 템플릿의 숫자 위치와 탭을 사용한다.
- 헤딩과 본문 목록을 같은 템플릿으로 관리하는 실수이다. 문서 구조와 본문은 분리한다.
- 붙여넣기 시 원본 서식을 유지하는 실수이다. 텍스트만 유지로 표준을 강제한다.
- 스타일 없이 글꼴·크기만 바꾸는 실수이다. 스타일을 유일한 제어 레버로 사용한다.
FAQ
번호가 1에서 다시 시작하지 않고 계속 이어지는 경우 해결법은 무엇인가?
해당 단락을 클릭하고 오른쪽 클릭 메뉴에서 번호 다시 시작 을 선택한다. 스타일이 연결된 목록이라면 상위 레벨 변화에 따라 자동 재시작이 설정되어야 한다. 템플릿 정의에서 상위 수준이 변경되면 다시 시작 옵션을 켠다.
다른 문서에서 가져온 번호가 내 규칙으로 바뀌지 않는 이유는 무엇인가?
HTML 또는 타 문서에서 ListNum·SEQ 필드와 직접 서식이 함께 유입되었기 때문이다. Alt+F9로 필드를 표시하여 제거하고 템플릿 기반 목록을 다시 적용한다. 붙여넣기 기본값을 텍스트만 유지로 바꾼다.
목차의 번호와 본문 번호가 다르게 보이는 이유는 무엇인가?
헤딩 목록 템플릿이 깨져 제목 스타일과의 연결이 끊어졌기 때문이다. 새 다단계 목록 정의에서 레벨별로 제목 1~9 에 다시 연결하고 모든 수준에 대해 설정을 통해 통일한다. 이후 필드 전체 업데이트를 수행한다.
문단 첫 줄이 번호 뒤에서 들쭉날쭉한 이유는 무엇인가?
스페이스로 수동 정렬했기 때문이다. 번호 뒤 처리를 탭 문자로 지정하고 탭 정지 위치를 수치로 맞춘다. 단락 서식의 들여쓰기도 수치로 통일한다.
재발을 막기 위한 최소 설정은 무엇인가?
템플릿에 표준 목록 두 종을 포함하고, 붙여넣기 기본 옵션을 텍스트만 유지로 설정하며, 스타일 창에서 변경 방지를 켠다. 공동 편집 시 목록 수정 권한을 한 명으로 제한한다.