이 글의 목적은 Microsoft Word에서 자동 번호가 새 문단에서 재시작되거나 원치 않게 이어지는 문제를 정확히 진단하고, 문서 표준에 맞게 번호목록과 다단계목록을 제어하는 실무 방법을 제시하는 것이다.
1. 자동 번호 재시작 문제의 원인 구조 이해
자동 번호가 새 문단에서 재시작되는 현상은 크게 세 가지 범주로 구분된다.
- 단일 수준 번호목록에서 문단 서식 옵션에 의해 번호가 다시 1로 시작되는 경우이다.
- 다단계목록에서 수준 간 종속 규칙 설정 오류로 상위 수준 변경 시 하위 수준 번호가 재시작되는 경우이다.
- 스타일에 연결된 목록 템플릿 간 충돌로 목록 정의가 재생성되며 번호가 초기화되는 경우이다.
이 구조를 이해해야 문서 전체에서 일관된 번호 체계를 유지할 수 있다.
2. 기본: 단일 수준 번호목록에서 재시작 제어
단일 수준 번호목록에서 의도적으로 또는 비의도적으로 번호가 다시 시작되는 경우 아래 절차로 제어한다.
- 문제 문단 하나를 선택한다.
- 선택 영역에서 마우스 오른쪽 클릭 후 번호 매기기를 클릭한다.
- 번호 서식 대화상자에서 값 설정 또는 번호 다시 시작, 이전 목록 계속 항목을 확인한다.
- 이전 목록 계속을 선택하면 직전 항목을 이어서 번호가 진행된다.
- 특정 지점에서 1부터 다시 시작해야 한다면 번호 다시 시작을 선택한 뒤 시작 값을 1로 지정한다.
주의 : 같은 문단 스타일을 공유해도 사용자가 문서 중간에서 번호 다시 시작을 한 번이라도 누르면 그 시점의 목록 인스턴스가 분리되어 다른 구간과 단절될 수 있다.
3. 다단계목록: 수준별 재시작 규칙 설정
보고서·규격서·절차서에서는 1, 1.1, 1.1.1 같은 다단계목록을 사용한다. 이때 수준 연결과 다음 수준 포함, 수준 재시작을 올바르게 지정해야 한다.
- 다단계 번호가 적용된 문단을 선택한다.
- 홈 > 다단계 목록 드롭다운 > 새 다단계 목록 정의를 선택한다.
- 수준 1을 선택하고 연결할 스타일에 제목 1 또는 원하는 사용자 정의 스타일을 연결한다.
- 수준 2를 선택하고 연결할 스타일에 제목 2를 지정한다. 번호 서식에 수준 포함 옵션으로 수준 1 번호를 포함하도록 한다.
- 수준 번호 재시작을 상위 수준 번호가 변경될 때로 설정한다.
- 수준 3 이상도 동일하게 연결할 스타일을 설정하고, 상위 수준 번호를 포함하며, 상위 변경 시 재시작을 체크한다.
- 이 목록을 새 문서에 적용을 해제하고, 현재 문서에만 적용을 유지하여 템플릿 오염을 방지한다.
주의 : 새 다단계 목록 정의와 목록 스타일은 서로 다르다. 조직 표준이 있다면 목록 스타일로 저장하여 재사용해야 한다.
4. 스타일에 목록을 연결하여 재시작 오류 방지
직접 번호를 누르는 방식은 문서가 길어질수록 오류가 누적된다. 스타일에 목록을 연결하면 새 문단을 만들어도 의도치 않은 재시작이 줄어든다.
- 홈 > 다단계 목록 > 새 목록 스타일 정의를 선택한다.
- 목록 스타일 이름을 조직 규칙에 맞게 부여한다(예: OrgHeadingList_v1).
- 각 수준에서 연결할 스타일로 제목 1..제목 9를 배정한다.
- 수준마다 번호 위치, 텍스트 들여쓰기, 탭 위치를 수치로 고정한다.
- 문서에서 제목 1..제목 3을 적용하면 번호가 자동으로 붙는다. 새 문단에서도 번호는 규칙대로 이어진다.
주의 : 이미 작성된 문서에 목록 스타일을 변경 적용하면, 중간에 수동으로 입력한 번호나 강제 줄바꿈이 목록 체인을 끊어 재시작이 발생할 수 있다. 이때는 수동 서식을 모두 지우기로 제거한 뒤 스타일을 재적용한다.
5. 이어서 번호 매기기 vs 번호 다시 시작: 상황별 판단
| 상황 | 권장 조치 | 근거 |
|---|---|---|
| 문단 사이에 일반 텍스트나 표가 끼어든 경우 | 해당 문단에서 이전 목록 계속 | 동일 목록 체인을 유지해야 일관된 번호가 보장된다 |
| 새 절(section) 시작으로 번호를 1로 초기화해야 하는 경우 | 번호 다시 시작 후 시작값 1 지정 | 문서 구조상 독립된 목록으로 해석되어야 한다 |
| 다단계에서 상위 수준 번호가 바뀐 경우 | 수준 옵션에서 상위 변경 시 재시작 체크 | 규격 문서의 표준 규칙이다 |
| 복사·붙여넣기 후 번호가 엉킨 경우 | 붙여넣기 옵션을 대상 서식에 맞춤으로 재실행 | 목록 템플릿 충돌을 최소화한다 |
6. 문단·들여쓰기 수치로 정렬 흔들림 방지
번호 위치가 들쭉날쭉하면 재시작처럼 보이는 시각적 오류가 발생한다. 다음 수치로 안정화한다.
- 단락 > 들여쓰기에서 왼쪽과 첫 줄 값을 mm 또는 pt로 고정한다.
- 다단계 목록 정의에서 번호 위치와 텍스트 들여쓰기를 동일 단위로 맞춘다.
- 서체를 바꾸어도 번호폭이 변하지 않도록 숫자 전용 탭 위치를 지정한다.
주의 : 글머리표와 번호의 탭 뒤 간격을 공백 문자로 맞추면 서체 변경 시 정렬이 흐트러진다. 반드시 탭 위치 수치로 관리한다.
7. 표 안의 번호 재시작 제어
표 셀 내부 목록은 셀 경계를 넘나들면 목록 체인이 끊길 수 있다. 다음을 따른다.
- 같은 열에서 연속 번호가 필요하면 셀 병합을 피하고 한 셀 안에서 문단을 구분한다.
- 어쩔 수 없이 여러 셀로 나눠야 한다면 두 번째 셀의 첫 문단에서 이전 목록 계속을 적용한다.
- 표 밖의 목록과 연동하지 말고 표 전용 목록 스타일을 별도로 만든다.
8. 단축키로 빠르게 재시작 제어
- Alt+Shift+화살표 왼/오: 목록 수준 내리기/올리기이다.
- Ctrl+Q: 문단 형식을 기본 스타일로 재설정한다.
- Ctrl+Shift+N: 일반 텍스트 스타일 적용이다.
- Ctrl+Z: 잘못된 재시작 적용을 즉시 취소한다.
주의 : Alt+Shift+화살표로 수준을 바꾸면 상위 수준과의 종속 규칙에 따라 자동 재시작이 발생할 수 있다. 규칙이 올바르게 설정되어 있는지 먼저 확인한다.
9. 기존 문서의 혼합 목록 정상화 실무 절차
여러 사람이 손댄 문서에서 재시작 오류가 빈발한다. 다음 절차로 복원한다.
- 문서 복사본을 만든다.
- 본문 전체 선택 후 스타일 지우기를 적용하여 수동 번호와 직접 서식을 제거한다.
- 조직 표준 목록 스타일을 로드하고 제목 1..3에 일괄 적용한다.
- 표 내부 목록은 별도 스타일로 분리한다.
- 번호가 끊긴 구간은 해당 문단에서 이전 목록 계속을 적용한다.
- 필요 구간에서만 번호 다시 시작을 사용한다.
10. 붙여넣기 옵션으로 번호 깨짐 예방
외부 문서에서 복사 시 목록 정의가 함께 유입된다. 다음 옵션으로 충돌을 최소화한다.
- 붙여넣기 직후 나타나는 스마트 태그에서 서식 병합 또는 대상 서식을 선택한다.
- 반복 작업에서는 파일 > 옵션 > 고급 > 붙여넣기에서 기본값을 대상 서식으로 설정한다.
- 웹 페이지에서 가져오는 목록은 먼저 메모장에 붙여넣어 서식을 제거한 뒤 워드에 옮긴다.
11. 각주·미주 번호 재시작과 본문 목록 분리
각주와 미주는 별도의 번호 체계를 사용한다. 본문 목록과 상관없이 독립적으로 재시작된다.
- 참조 > 각주 그룹에서 각주 및 미주 대화상자를 연다.
- 번호 매기기에서 각 구역마다 다시 시작 또는 연속을 선택한다.
- 본문 목록 재시작 문제와 혼동하지 않도록 설정을 분리 관리한다.
12. 문서 구역 나누기와 번호 초기화의 관계
구역 나누기(Section Break)는 페이지 매김·머리말·꼬리말과 함께 번호 체계에도 간접적 영향을 준다. 구역을 나눌 때 다음 사항을 확인한다.
- 구역 앞뒤에 있는 목록이 서로 다른 목록 템플릿을 참조할 수 있다.
- 구역마다 머리말에 포함된 스타일 정의가 다른 경우 번호 목록 정의도 분화될 수 있다.
- 구역을 합칠 때는 먼저 목록 스타일을 통일한 다음 병합한다.
13. 조직 표준 목록 템플릿 설계 체크리스트
| 항목 | 권장값 | 비고 |
|---|---|---|
| 수준 수 | 최대 3~4 수준 | 사용자 가독성 고려이다 |
| 숫자 형식 | 1, 1.1, 1.1.1 | 국내 보고서 표준과 정합이다 |
| 수준 포함 | 하위 수준에 상위 포함 | 재시작 조건 명확화이다 |
| 들여쓰기 | 번호 위치 0mm, 텍스트 10mm | 서체 변화에도 안정이다 |
| 스타일 연결 | 제목 1..3 | 자동 목차와 연동이다 |
| 재시작 규칙 | 상위 변경 시 재시작 | 표준 레이아웃 준수이다 |
14. 버전·플랫폼별 메뉴 경로 요약
| 플랫폼 | 경로 | 비고 |
|---|---|---|
| Windows | 홈 > 다단계 목록 > 새 다단계 목록 정의 | 가장 세밀한 제어 제공이다 |
| macOS | 서식 > 목록 > 다단계 목록 | 대화상자 구성은 유사하다 |
| Word Online | 홈 > 번호 매기기 옵션 | 세부 수준 제어는 제한적이다 |
15. VBA로 번호 재시작 제어 자동화
대량 문서에서 2수준 이하 목록을 상위 수준 변경 시 재시작하도록 일괄 정리하는 매크로 예시를 제시한다.
Sub NormalizeListRestart() Dim para As Paragraph For Each para In ActiveDocument.Paragraphs If para.Range.ListFormat.ListType = WdListType.wdListSimpleNumbering Or _ para.Range.ListFormat.ListType = WdListType.wdListListNumOnly Then On Error Resume Next para.Range.ListFormat.ContinuePreviousList para.Range.ListFormat.ApplyListTemplateWithLevel _ ListTemplate:=ListGalleries(wdNumberGallery).ListTemplates(1), _ ContinuePreviousList:=True, _ ApplyTo:=wdListApplyToWholeList, _ DefaultListBehavior:=wdWord10ListBehavior End If Next para End Sub 주의 : 매크로는 문서의 목록 템플릿을 재정의한다. 실행 전 백업본을 만든다.
16. 필드코드·단락기호 표시를 활용한 디버깅
번호 재시작 문제는 숨은 서식에서 비롯되는 경우가 많다. 디버깅 절차는 다음과 같다.
- Ctrl+Shift+8로 단락 기호를 표시한다.
- 강제 줄바꿈(Shift+Enter)이 목록 중간에 있으면 제거한다.
- 필드코드 표시(Alt+F9)로 목차·참조 필드가 목록과 충돌하지 않는지 확인한다.
17. 다국어 문서에서 숫자 모양 혼용 방지
한국어·영어 혼용 문서에서는 숫자 폭과 자간이 달라 번호 정렬이 깨질 수 있다. 다음을 설정한다.
- 파일 > 옵션 > 고급에서 호환성 옵션 중 숫자 배열을 비례가 아닌 등폭으로 맞춘다.
- 폰트는 등폭 숫자를 지원하는 서체를 사용한다.
18. 머리글·캡션·표목 번호와 본문 목록의 분리 전략
도표 캡션 번호가 본문 번호에 영향을 주면 예기치 않은 재시작이 일어난다. 다음 전략을 따른다.
- 캡션은 참조 > 캡션 삽입을 사용해 독립 번호 체계를 유지한다.
- 캡션 번호에 장 번호 포함이 필요하면 제목 1과 연동하되 본문 목록과는 분리한다.
19. 문서 템플릿(DOTX/DOTM)로 표준 배포
개별 문서에서 매번 재시작을 손보는 대신 템플릿에 목록 스타일을 내장한다.
- 표준 목록 스타일과 제목 스타일을 구성한다.
- 다른 이름으로 저장에서 Word 템플릿(.dotx) 또는 매크로 템플릿(.dotm)으로 저장한다.
- 조직 공용 저장소에 배포하고 기본 개인 템플릿 위치를 설정한다.
20. 자주 발생하는 실수와 해결법
- 문단 앞에 공백 문자 삽입으로 번호가 일반 텍스트로 변환되는 실수이다. 해결은 공백 삭제 후 목록 다시 적용이다.
- 수준을 수동 들여쓰기로 표현하는 실수이다. 해결은 Alt+Shift+화살표로 수준을 정식 변경한다.
- 표에서 셀 병합 후 목록이 재시작되는 현상이다. 해결은 목록을 한 셀에서 관리하거나 셀 첫 문단에서 이전 목록 계속을 적용한다.
21. 품질검토 체크리스트
- 모든 제목 수준에 번호가 일관되게 부여되었는가 확인한다.
- 상위 수준 변경 시 하위 수준 번호가 규칙대로 재시작되는가 확인한다.
- 표 내부·본문 외부 간 번호 체인이 불필요하게 연결되지 않았는가 확인한다.
- 붙여넣기 후 목록 템플릿 충돌이 없는가 확인한다.
- 자동 목차와 교차참조가 올바르게 갱신되는가 확인한다.
FAQ
번호가 갑자기 1, 1, 1로 반복된다. 원인은 무엇인가?
목록 인스턴스가 분리되었을 가능성이 높다. 해당 문단에서 마우스 오른쪽 클릭 후 이전 목록 계속을 선택한다. 그래도 해결되지 않으면 상위 문단까지 포함해 목록 전체를 선택하고 새 목록 스타일을 적용한다.
다단계에서 2수준만 계속 1로 재시작된다. 어떻게 고치나?
새 다단계 목록 정의에서 수준 2의 상위 변경 시 재시작 체크 여부와 수준 포함 서식을 점검한다. 상위 수준 번호 포함이 빠지면 재시작 규칙이 비정상 동작한다.
복사한 텍스트 때문에 번호가 뒤죽박죽이다. 빠른 복구 방법은?
문제 구간을 선택하고 Ctrl+Q로 문단 형식을 초기화한 뒤, 원하는 목록 스타일을 다시 적용한다. 이후 이전 목록 계속으로 체인을 복원한다.
표에서 위아래 셀로 번호를 이어가고 싶다. 가능한가?
가능하다. 아래 셀의 첫 문단에서 이전 목록 계속을 적용한다. 다만 다른 표로 넘어가면 목록 체인이 끊길 수 있으므로 표마다 별도의 목록 스타일을 쓰는 것이 안전하다.
캡션 번호와 본문 번호가 서로 영향을 준다. 어떻게 분리하나?
캡션은 참조 > 캡션 삽입으로 관리하고, 본문 목록과 다른 스타일·목록 정의를 사용한다. 장 번호 포함이 필요하면 제목 1과만 연동하고 본문 목록과는 연결하지 않는다.