이 글의 목적은 Microsoft Word에서 개요 번호 매기기 오류가 발생할 때 원인 진단부터 다단계 목록 재정의, 스타일 연결, 문서 손상 복구, 목차와 번호 동기화, 고급 필드(SEQ·ListNum) 활용, VBA 점검까지 실무에서 바로 적용 가능한 절차를 체계적으로 제공하는 것이다.
1. 오류의 유형을 먼저 분류하다
번호 매기기 문제는 증상으로 분류하면 해결 속도가 빨라진다.
- 점프 오류: 1, 2, 9, 10처럼 갑자기 값이 튀는 현상이다.
- 재시작 실패: 새 장이나 새 절에서 1로 시작하지 않는 현상이다.
- 단계 꼬임: 1.1 다음에 1.1.1이 아닌 2가 나오는 현상이다.
- 목차 불일치: 본문 번호와 목차의 번호가 다른 현상이다.
- 혼합 서식: 일부 문단만 임의 번호, 나머지는 다단계 목록인 혼합 상태이다.
- 복사/붙여넣기 전염: 다른 파일에서 복사한 본문이 들어오며 기존 번호 체계를 오염시키는 현상이다.
| 증상 | 주된 원인 | 핵심 해결책 |
|---|---|---|
| 수치가 갑자기 점프하다 | 다른 목록 템플릿이 섞여 있다 | 다단계 목록을 ‘스타일에 연결’로 새로 정의하고 한 번에 적용하다 |
| 새 장에서 1로 재시작 안됨 | ‘다음 수준 이후 재시작’ 설정 누락 | 해당 수준에서 재시작 규칙을 명시하고 구역 나누기를 정리하다 |
| 1.1 다음에 2가 나옴 | 들여쓰기/수준 매핑 오류 | 수준별 정렬 위치와 ‘이전 수준 번호 포함’을 재설정하다 |
| 목차와 본문 번호가 다름 | 스타일 미연결·수동 번호 | Heading 1~9에 목록 연결 후 목차 업데이트하다 |
| 일부 문단만 다른 번호 스타일 | 직접 서식과 스타일 혼용 | 직접 서식 지우기 후 스타일만 사용하다 |
| 붙여넣기 후 전체 번호 붕괴 | 외부 문서의 목록 템플릿 유입 | 서식 선택 붙여넣기와 ‘대상 서식 유지’ 원칙 적용하다 |
2. 근본 원리: ‘다단계 목록’과 ‘스타일 연결’이 핵심이다
워드의 안정적인 개요 번호는 ‘다단계 목록 템플릿’과 ‘문단 스타일(Heading 1~9)’의 일대일 연결로 구축해야 한다.
- 항상 다단계 목록 정의 에서 ‘수준을 스타일에 연결’을 사용하다.
- Heading 1은 1수준, Heading 2는 2수준 같은 구조적 매핑을 고정하다.
- ‘이전 수준 번호 포함’으로 계층 번호를 구성하다.
- ‘다음 수준 이후에 재시작’을 이용해 장·절 기준 재시작을 자동화하다.
- 목차는 스타일 기반이므로 번호-스타일 동기화가 되면 자동 정합성을 얻는다.
주의 :
홈 탭의 ‘번호 매기기’ 단추로 임의 번호를 찍는 것은 장기적으로 오류를 만든다. 본문 개요는 반드시 다단계 목록을 스타일에 연결해 설계하다.
3. 표준 설계 절차: 다단계 목록을 처음부터 올바르게 정의하다
새 문서나 손상된 문서를 정상화할 때 다음 절차를 사용하다.
- 문서의 모든 본문을 임시로 ‘기본 본문’ 스타일로 돌리고 직접 서식을 지우다.
- 홈 탭 → 다단계 목록 → 새 다단계 목록 정의 를 열다.
- ‘모든 수준을 한 번에 정의’를 체크하고 아래 설정을 적용하다.
| 수준 | 연결 스타일 | 번호 형식 | 이전 수준 포함 | 재시작 | 정렬/들여쓰기(예) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Heading 1 | 1, 2, 3 | 해당 없음 | 문서 전체 연속 | 번호 맞춤: 왼쪽, 번호 위치 0cm, 텍스트 들여쓰기 0.75cm |
| 2 | Heading 2 | 1.1, 1.2 | 수준 1 포함 | 수준 1 뒤 재시작 | 번호 0.75cm, 텍스트 1.5cm |
| 3 | Heading 3 | 1.1.1 | 수준 1–2 포함 | 수준 2 뒤 재시작 | 번호 1.5cm, 텍스트 2.25cm |
| 4 | Heading 4 | 1.1.1.1 | 수준 1–3 포함 | 수준 3 뒤 재시작 | 번호 2.25cm, 텍스트 3.0cm |
- ‘번호 형식’에서 각 수준의 마침표나 괄호를 직접 타이핑해 넣다.
- ‘번호 뒤에 오는 문자’는 ‘탭 문자’ 또는 ‘공백’으로 통일하다.
- ‘적용’으로 닫은 뒤, 각 장 제목에 해당 Heading 스타일을 지정하다.
주의 :
‘목록 수준 변경’만 반복하면 기존 손상된 템플릿을 재사용하게 된다. 반드시 ‘새 다단계 목록 정의’로 템플릿 자체를 재정의하다.
4. 기존 문서의 오류 정리: 오염 제거와 재적용 절차
현업에서는 기존 파일이 이미 혼합 상태인 경우가 많다. 다음 순서를 따른다.
- 파일 복사본을 만들어 작업하다.
- 문서 전체 선택 후 Ctrl+Q 로 단락 직접 서식 초기화, Ctrl+Space 로 문자 직접 서식 초기화하다.
- 홈 탭 → 스타일 창에서 Heading 1~3만 일단 표준으로 적용하다.
- 혼입된 수동 번호는 제거하고 다단계 목록을 스타일 연결 방식 으로 재적용하다.
- 외부에서 붙여넣을 때는 ‘붙여넣기 옵션 → 텍스트만 유지’ 또는 ‘대상 서식 적용’을 원칙으로 하다.
5. 재시작 규칙과 절 나누기의 상호작용을 이해하다
번호 재시작은 ‘수준별 재시작’ 설정과 ‘문서 구조’가 일치해야 안정적으로 동작한다.
- 장 번호가 1로 시작하려면 Heading 1 앞에 구역 나누기(다음 페이지부터) 를 두고, 수준 2가 ‘수준 1 뒤 재시작’이어야 한다.
- 불필요한 페이지 나누기나 수동 줄바꿈은 제거하다.
- 개요 보기 또는 탐색 창으로 구조를 검증하다.
6. 목차(TOC) 불일치 해결: 스타일-목록-필드 업데이트 순서
- 개요 번호가 안정화된 후 목차 업데이트 를 실행하다.
- 필드 전체 업데이트를 위해 Ctrl+A 후 F9 를 눌러 모든 필드를 새로 고치다.
- 목차 옵션에서 Heading 1~3 가중치가 정상인지 확인하다.
주의 :
추적 변경이 켜진 상태에서 번호와 목차를 업데이트하면 일시 불일치가 발생할 수 있다. 최종 정리 단계에서는 추적 변경을 꺼서 확정하다.
7. 고급: SEQ 필드와 ListNum 필드의 정확한 용도
본문 개요는 다단계 목록으로, 그림/표/수식 같은 캡션 번호는 SEQ 필드를 사용하다. 단락 내부의 임시 번호는 ListNum 필드를 활용하다.
{ SEQ Figure \* ARABIC } ← 그림 번호 { SEQ Table \* ARABIC } ← 표 번호 { ListNum "OutlineNumbered" } ← 단락 내 임시 번호
필드 중괄호는 Ctrl+F9 로 삽입하다.
8. 가장 흔한 설정 실수 7가지와 즉시 조치
- ‘스타일 연결’ 누락: 새 다단계 목록 정의 창에서 각 수준을 Heading에 연결하다.
- ‘이전 수준 번호 포함’ 미설정: 2수준 이상은 반드시 앞 수준을 포함하다.
- ‘번호 뒤에 오는 문자’ 불일치: 공백과 탭을 혼용하지 말고 통일하다.
- 들여쓰기 값 불일치: 수준 간 0.75cm 간격 같은 규칙을 고정하다.
- 수동 번호와 혼용: 수동 번호를 제거하고 목록만 사용하다.
- 붙여넣기 오염: 대상 서식 유지 또는 텍스트만 유지로 제한하다.
- DOC 호환 모드: 최신 DOCX로 저장하고 호환 모드를 해제하다.
9. 트러블슈팅 체크리스트
| 점검 항목 | 방법 | 합격 기준 |
|---|---|---|
| 스타일-수준 연결 | 다단계 목록 정의에서 수준별 스타일 확인 | Heading 1~3가 1~3수준에 정확히 매핑이다 |
| 이전 수준 포함 | 각 수준의 번호 형식에서 포함 여부 확인 | 2수준부터 상위 수준을 포함하다 |
| 재시작 규칙 | ‘다음 수준 이후 재시작’ 체크 | 장·절 경계에서 자동 1로 시작하다 |
| 들여쓰기 일관성 | ‘모두에 대해 설정’에서 값 적용 | 번호 위치와 텍스트 들여쓰기 일치하다 |
| 필드 업데이트 | Ctrl+A → F9 | 목차·참조 숫자 최신이다 |
| 오염 제거 | Ctrl+Q, Ctrl+Space | 직접 서식 0, 스타일만 존재하다 |
10. 팀 협업 시 재발 방지 표준
- 조직 표준 서식 파일(dotx/dotm)에 다단계 목록을 사전 정의하다.
- Heading 1~3만 개요에 사용하고 임의 사용자 정의 스타일로 장·절을 만들지 않다.
- 외부 콘텐츠는 ‘텍스트만 유지’로 들여오고 이후 스타일을 적용하다.
- 최종 직전 단계에서 ‘필드 전체 업데이트’를 의무화하다.
- 문서 병합은 마스터 문서의 스타일을 우선 적용하다.
11. 문제 상황별 즉시 해결 절차 예시
11.1 새 장에서 번호가 1로 시작하지 않다
- Heading 1 문단을 클릭하다.
- 다단계 목록 정의에서 수준 2~3에 ‘수준 1 뒤 재시작’을 체크하다.
- 장 앞에 구역 나누기(다음 페이지부터)를 삽입하다.
11.2 중간에 1.3 다음 2로 점프하다
- 문제가 난 문단을 선택하고 Ctrl+Q로 초기화하다.
- 해당 문단에 올바른 Heading 스타일을 재적용하다.
- 여전히 점프하면 다단계 목록을 다시 정의하고 전체에 재적용하다.
11.3 목차 숫자가 본문과 다르다
- 추적 변경을 끄다.
- Ctrl+A → F9로 전체 필드를 업데이트하다.
- 목차 옵션에서 스타일 매핑을 확인하고 재삽입하다.
12. 자동화: VBA로 오염된 목록 초기화 스크립트
아래 매크로는 선택 범위의 문단에서 숫자 목록을 제거하고 Heading 기반 다단계 목록을 재적용하는 예이다.
Sub ResetOutlineNumbering() Dim para As Paragraph For Each para In Selection.Paragraphs para.Range.ListFormat.RemoveNumbers NumberType:=wdNumberParagraph para.Range.ParagraphFormat.LeftIndent = 0 para.Range.ParagraphFormat.FirstLineIndent = 0 Next para ' 필요시 조직 표준 스타일 재적용 ' ActiveDocument.Styles("Heading 1").LinkToListTemplate ListTemplate:=Nothing, ListLevelNumber:=1 End Sub
주의 :
조직 표준 dotm에서 사전 정의한 목록 템플릿을 배포하고 매크로에서 해당 템플릿을 참조하도록 유지하다.
13. 성능 이슈와 ‘추적 변경’ 상호작용
큰 문서에서 추적 변경이 활성화된 상태로 번호 업데이트를 반복하면 지연과 불일치가 발생하기 쉽다. 대규모 구조 변경 전에 추적 변경을 일시 중지하고, 번호 안정화 후 다시 켜서 검토 주기를 관리하다.
14. 문서 손상 징후와 교정 시나리오
- 특정 문서에서만 번호가 비정상이고 새 문서에서는 정상이라면 목록 템플릿 손상일 가능성이 높다.
- 해결책으로 새 파일을 만들고 문제 문서의 본문을 ‘텍스트만 유지’로 이관한 뒤, 스타일을 재적용하다.
- 조직 표준 템플릿(dotx)을 기반으로 새 문서를 만드는 습관을 들이다.
15. 현장 체크 포맷: 3분 내 복구 루틴
- 백업 파일 생성하다.
- Ctrl+Q, Ctrl+Space로 직접 서식 모두 제거하다.
- 새 다단계 목록 정의에서 Heading 1~3 연결해 재설계하다.
- 장·절 재시작 규칙 확인하다.
- Ctrl+A → F9로 전체 필드 업데이트하다.
- 목차 재작성 후 검수하다.
FAQ
수동으로 ‘번호 다시 매기기’를 눌러도 유지되지 않다
수동 재지정은 임시 조치에 불과하다. 다단계 목록 템플릿에서 ‘수준 2는 수준 1 뒤 재시작’ 같은 규칙을 구조적으로 정의해야 지속된다.
Heading 대신 사용자 정의 스타일로 개요를 만들고 싶다
가능하나 권장하지 않다. TOC, 교차 참조, 내비게이션 창, 접근성 보고서가 Heading 계열을 기준으로 작동하므로 표준 Heading을 사용하다.
그림·표 번호를 2.3 같은 장-연동 형식으로 표시하려면
캡션에 SEQ 필드를 사용하고 장 번호를 포함하도록 설계하다. 장 제목은 Heading 1로, 캡션 번호는 { SEQ Figure \* ARABIC } 앞에 { STYLEREF "Heading 1" \n }을 조합해 2-3 형태로 구성하다.
붙여넣기만 하면 번호가 깨지다
서식과 목록 템플릿이 함께 들어오기 때문이다. ‘텍스트만 유지’로 붙여넣고 이후 스타일을 적용하면 문제를 차단하다.
문서 일부만 개요 번호를 적용하고 싶다
문서 일부만 개요 번호를 적용하고 싶다
적용 범위를 스타일로 제한하면 된다. Heading을 필요한 부분에만 지정하고 나머지는 본문 스타일을 사용하다.