이 글의 목적은 Microsoft Word에서 본문 단락이 텍스트 상자(Text Box)로 바뀌어 편집과 서식이 어려워지는 문제의 원인을 체계적으로 진단하고, 수동·자동·정책 기반의 복구 절차를 제공하여 현장에서 즉시 적용할 수 있도록 돕는 것이다.
현상 정의와 영향
문서 본문이 단락 형태가 아니라 텍스트 상자 객체로 채워져 있는 상태를 말한다. 커서 배치가 제한되고, 페이지 나눔·목차·머리글/바닥글 연동이 비정상 동작하며, 협업 시 변경 내용 추적과 비교가 어렵다. 인쇄·PDF 내보내기에서 글의 순서가 바뀌거나 잘리는 문제가 발생하기도 한다.
주요 원인별 진단
| 원인 | 설명 | 빠른 진단법 |
|---|---|---|
| 외부 콘텐츠 붙여넣기 | PDF·PowerPoint·웹에서 복사 시 레이아웃 보존을 위해 텍스트 상자로 포장되어 들어오는 경우가 흔하다. | 붙여넣기 직후 바로 뜨는 아이콘에서 붙여넣기 옵션을 확인한다. 대부분 “원본 서식 유지”나 그림 개체로 들어온다. |
| 도형 계층 사용 | 문서가 도형(그리기 개체) 계층에 텍스트를 배치하도록 설계되었다. | 홈 > 선택 > 선택 창을 열면 도형/텍스트 상자가 다수 나열된다. |
| 자동 줄 바꿈 설정 | 개체의 배치가 “텍스트 줄과 같이”가 아니라 “네모꼴/어울리게/뒤로” 등으로 되어 본문과 분리된다. | 개체를 클릭하고 레이아웃 옵션 아이콘을 확인한다. 앵커 표시로 위치 고정 여부를 본다. |
| 호환 모드/서식 변환 | 이전 형식 문서를 변환하며 도형 계층으로 치환되었다. | 제목 표시줄에 “호환 모드”가 보이는지 확인한다. 파일 > 정보에서 변환 버튼 상태를 본다. |
| 추적/보호 설정 | 변경 내용 추적·제한 편집이 켜져 있어 개체 이동·변환이 제한된다. | 검토 탭에서 추적 및 제한 편집 상태를 확인한다. |
주의 : 텍스트 상자는 “도형 개체”이므로 단락 서식, 스타일, 목차, 각주/미주, 페이지 나누기 로직과 분리되어 동작한다. 장문 서식 문서에서는 반드시 본문 단락으로 환원해야 한다.
해결 전략 개요
해결은 세 축으로 구성한다. 1) 현재 문서의 텍스트 상자를 본문 단락으로 환원한다. 2) 붙여넣기·삽입 정책을 바꿔 재발을 방지한다. 3) 외부 포맷(PDF/PPT/웹)로부터 들어오는 상자화를 최소화한다.
1단계: 수동 환원 절차(대상 적을 때)
- 문서에서 텍스트 상자를 클릭한다.
- 레이아웃 옵션 아이콘에서 텍스트 줄과 같이를 선택한다.
- 상자 테두리를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 도형 서식에서 선/채우기를 제거한다.
- 상자 내부 텍스트를 모두 선택하여 잘라내기 후, 앵커 위치의 단락에 붙여넣기(텍스트만 유지)로 삽입한다.
- 비어있는 상자를 삭제한다.
이 절차는 소수 개체에만 권장한다. 대량일 경우 자동화가 낫다.
2단계: VBA로 일괄 환원(대상 많을 때)
아래 매크로는 본문 내 모든 텍스트 상자를 찾아 앵커 지점에 내용을 단락으로 삽입하고 상자를 제거한다. 헤더/바닥글의 상자도 포함하도록 구성한다.
Sub TextBoxes_To_Paragraphs_AllStories() Dim sec As Section Dim hdr As HeaderFooter Dim ftr As HeaderFooter Dim shp As Shape Dim rng As Range ' 본문 스토리 For Each shp In ActiveDocument.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then Set rng = shp.Anchor rng.Collapse wdCollapseStart rng.InsertBefore shp.TextFrame.TextRange.Text rng.InsertParagraphAfter shp.Delete End If Next shp ' 각 섹션의 머리글/바닥글 스토리 For Each sec In ActiveDocument.Sections For Each hdr In sec.Headers For Each shp In hdr.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then Set rng = hdr.Range.Duplicate rng.Collapse wdCollapseEnd rng.InsertBefore shp.TextFrame.TextRange.Text rng.InsertParagraphAfter shp.Delete End If Next shp Next hdr For Each ftr In sec.Footers For Each shp In ftr.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then Set rng = ftr.Range.Duplicate rng.Collapse wdCollapseEnd rng.InsertBefore shp.TextFrame.TextRange.Text rng.InsertParagraphAfter shp.Delete End If Next shp Next ftr Next sec End Sub 주의 : 추적 기능이 켜져 있으면 개체 삭제가 거부될 수 있다. 검토 탭에서 변경 내용 추적을 해제하고, 필요 시 모든 변경 내용을 승인한 후 실행한다.
대체 매크로: 개체를 인라인으로 전환 후 텍스트 추출
도형을 인라인 개체로 바꾸어 흐름에 포함시킨 후 텍스트를 추출하는 접근이다.
Sub Shapes_ConvertInline_Then_Extract() Dim shp As Shape Dim ils As InlineShape Dim r As Range For Each shp In ActiveDocument.Shapes On Error Resume Next If shp.TextFrame.HasText Then Set ils = shp.ConvertToInlineShape Set r = ils.Range r.InsertBefore r.Text ils.Delete End If On Error GoTo 0 Next shp End Sub 이 방식은 텍스트 상자 내부의 단락 나눔을 보존하기 쉽다. 도형 속성이 복잡하면 실패할 수 있으므로 우선 문서 복사본에서 시험한다.
3단계: 개체 수와 분포 빠르게 파악하기
Sub Report_TextBox_Count() Dim cMain As Long, cHdr As Long, cFtr As Long Dim sec As Section, hdr As HeaderFooter, ftr As HeaderFooter, shp As Shape For Each shp In ActiveDocument.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then cMain = cMain + 1 Next shp For Each sec In ActiveDocument.Sections For Each hdr In sec.Headers For Each shp In hdr.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then cHdr = cHdr + 1 Next shp Next hdr For Each ftr In sec.Footers For Each shp In ftr.Shapes If shp.Type = msoTextBox Then cFtr = cFtr + 1 Next shp Next ftr Next sec MsgBox "본문:" & cMain & " 머리글:" & cHdr & " 바닥글:" & cFtr, vbInformation, "텍스트 상자 개수" End Sub 수량이 수백 개면 매크로 접근이 필수이다.
재발 방지: 붙여넣기·삽입 정책 설정
- 파일 > 옵션 > 고급 > 잘라내기, 복사, 붙여넣기에서 아래를 권장한다.
- 기타 프로그램에서 붙여넣기: 텍스트만 유지로 설정한다.
- 같은 문서에서 붙여넣기: 대상 서식 맞추기 또는 텍스트만 유지로 설정한다.
- 그림 삽입/붙여넣기: 텍스트 줄과 같이로 설정한다.
- 스마트 잘라내기 및 붙여넣기 사용을 활성화한다.
- 표준 단축키 사용 습관화: Ctrl+Alt+V로 붙여넣기 종류를 즉시 선택한다.
- 웹·PDF·PPT에서 텍스트를 가져올 때는 먼저 메모장에 붙여넣어 서식을 벗긴 후 워드에 삽입한다.
주의 : 조직 차원의 템플릿(DOTM/DOTX)에서 스타일을 강제하고, 상용구에 도형 기반 텍스트 블록을 포함하지 않도록 점검한다.
외부 포맷별 안전한 가져오기 절차
PDF에서 가져오기
- 워드에서 파일 > 열기로 PDF를 직접 열어 변환한다.
- 변환 결과의 텍스트 상자는 앞선 매크로로 본문 단락화한다.
- 그림으로 들어온 페이지는 OCR 도구로 텍스트를 추출한 후 텍스트만 붙여넣기 한다.
PowerPoint에서 가져오기
- 슬라이드의 텍스트를 복사한 뒤 워드에서 붙여넣기 > 텍스트만 유지를 선택한다.
- 표 형태의 콘텐츠는 PPT에서 표로 변환 후 복사하면 텍스트 상자 유입을 줄일 수 있다.
웹 페이지에서 가져오기
- 브라우저에서 복사 시 HTML 박스 모델이 그대로 상자화된다. 텍스트만 유지로 붙여넣는다.
- 필요 시 개발자 도구로 불필요한 줄바꿈과 공백을 제거하고 복사한다.
호환 모드와 보호 설정 점검
- 파일 > 정보에서 변환 버튼이 보이면 실행하여 최신 DOCX로 올린다.
- 검토 탭에서 변경 내용 추적을 끄고, 모든 변경 내용 승인을 수행한다.
- 검토 탭 > 제한 편집이 켜져 있으면 해제 후 개체 변환을 진행한다.
레이아웃·앵커 시각화로 빠르게 정리하기
- 파일 > 옵션 > 표시에서 개체 앵커 표시를 활성화한다.
- 홈 > 선택 > 선택 창을 열어 개체 일람을 보고 다중 선택하여 삭제하거나 인라인 변환한다.
- 보기 탭에서 초안/개요 보기로 전환하여 본문 흐름과 무관한 개체를 선별한다.
정책·자동화 체크리스트
| 항목 | 설정/행동 | 점검 빈도 |
|---|---|---|
| 붙여넣기 기본값 | 텍스트만 유지 | 분기 1회 |
| 그림 배치 기본 | 텍스트 줄과 같이 | 템플릿 갱신 시 |
| 템플릿 표준화 | 도형 기반 텍스트 금지 | 반기 1회 |
| 교육 | Ctrl+Alt+V 사용 교육 | 분기 1회 |
| 감사 | 선택 창으로 개체 스캔 | 제출 전 상시 |
문제 상황별 빠른 해결 가이드
| 상황 | 처방 |
|---|---|
| 붙여넣기 후 본문이 전부 상자화됨 | Ctrl+Z 후 Ctrl+Alt+V로 텍스트만 유지로 재붙여넣기 한다. |
| 상자가 많아 수동 정리가 불가 | TextBoxes_To_Paragraphs_AllStories 매크로를 문서 복사본에서 실행한다. |
| 머리글/바닥글까지 상자 범람 | 매크로의 섹션 루프를 활용해 전 스토리를 처리한다. |
| 개체 삭제가 거부됨 | 변경 내용 추적 해제, 제한 편집 해제 후 재시도한다. |
| 페이지 번호·목차가 꼬임 | 본문 단락 환원 후 스타일 다시 적용, 목차 새로 고침한다. |
템플릿에 기본값 심기
- 정상화한 문서를 저장할 때 다른 이름으로 저장 > Word 템플릿을 선택한다.
- 템플릿의 기본 스타일에서 본문, 표준, 제목 1~3을 정의한다.
- 서식 파일 배포 전 개체 수를 0으로 만든다.
품질 보증(출고 점검) 절차
- Report_TextBox_Count로 개체 수를 확인한다.
- 선택 창에서 잔여 개체가 없는지 재확인한다.
- 파일 > 정보 > 문제 검사 > 문서 검사로 숨겨진 개체/정보를 점검한다.
- PDF로 내보내 미리보기에서 읽기 순서와 단락 분리가 정상인지 확인한다.
FAQ
텍스트 상자를 단락으로 바꾸면 글자 서식이 무너지는가?
상자 내부 직접 서식은 유지되지 않는 경우가 많다. 스타일을 우선 적용하고 필요한 부분만 최소한으로 직접 서식을 준다.
표 안의 텍스트 상자는 어떻게 처리하나?
표 셀 내 상자는 매크로로 텍스트를 셀 내용 앞에 삽입한 뒤 상자를 삭제한다. 셀 병합 상태를 먼저 정규화하면 실패를 줄일 수 있다.
이미지와 텍스트가 섞인 복잡한 상자는?
이미지를 우선 저장한 다음, 텍스트만 단락으로 환원하고 이미지 파일을 텍스트 줄과 같이로 다시 삽입한다.
조직에서 정책으로 막을 수 있는가?
템플릿 표준화와 교육만으로도 대부분 예방 가능하다. 필요 시 레지스트리/정책으로 기본 붙여넣기 옵션을 배포한다.
호환 모드 문서는 반드시 변환해야 하나?
대부분의 경우 변환이 유리하다. 단, 양식 보호나 매크로 의존 문서는 사본에서 시험 후 적용한다.